Mag ik een kortere betalingstermijn hanteren?

Ja, je mag een kortere betalingstermijn hanteren dan de standaard 30 dagen. Je kunt bijvoorbeeld 14 dagen of zelfs 7 dagen instellen, zolang dit duidelijk wordt gecommuniceerd op je facturen en in je algemene voorwaarden. Het is belangrijk dat je bestaande klanten tijdig informeert over deze wijziging en nieuwe klanten van tevoren op de hoogte stelt van je betalingsvoorwaarden.

Wat is eigenlijk een normale betalingstermijn in Nederland?

De wettelijke betalingstermijn in Nederland is 30 dagen na factuurdatum. Dit betekent dat klanten juridisch gezien 30 dagen de tijd hebben om een factuur te betalen, tenzij je expliciet andere voorwaarden hebt afgesproken.

In de praktijk hanteren veel bedrijven inderdaad deze standaardtermijn van 30 dagen, vaak zonder er bewust over na te denken. Het voelt als de “normale” manier van werken omdat het zo gebruikelijk is geworden. Verschillende branches hebben echter hun eigen gewoontes ontwikkeld.

Zo werken veel webshops en online dienstverleners met directe betaling of zeer korte termijnen van 7 tot 14 dagen. Bouwbedrijven en zakelijke dienstverleners houden vaak vast aan de 30 dagen, terwijl sommige groothandels zelfs langere termijnen hanteren van 60 of 90 dagen.

De reden dat veel ondernemers automatisch 30 dagen aanhouden, is simpelweg gewoonte. Je accountant of boekhouder stelt het zo in, je factuurprogramma heeft het als standaard en je denkt er verder niet over na. Maar dit betekent niet dat het de beste keuze is voor jouw cashflow.

Mag je zomaar je betalingstermijn verkorten van 30 naar 14 dagen?

Ja, je mag je betalingstermijn verkorten, maar je moet dit correct communiceren naar je klanten. Voor nieuwe klanten is dit eenvoudig: zet de nieuwe betalingstermijn duidelijk op je facturen, in je offerte en in je algemene voorwaarden.

Voor bestaande klanten ligt het iets complexer. Je kunt de betalingstermijn aanpassen, maar je moet hen hiervan op de hoogte stellen voordat de nieuwe voorwaarden ingaan. Dit doe je bij voorkeur schriftelijk, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Juridisch gezien ben je vrij om je eigen betalingsvoorwaarden te bepalen, zolang deze redelijk zijn. Een betalingstermijn van 14 dagen wordt algemeen als redelijk beschouwd. Zelfs 7 dagen kan acceptabel zijn, afhankelijk van je type bedrijf en klanten.

Let er wel op dat je de nieuwe termijn consequent toepast en duidelijk vermeldt op alle facturen. Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden up-to-date zijn en dat klanten deze kunnen inzien. Transparantie voorkomt discussies achteraf.

Hoe vertel je klanten dat je een kortere betalingstermijn wilt hanteren?

Communiceer de wijziging proactief en positief naar je klanten. Begin met een vriendelijke e-mail waarin je uitlegt waarom je deze aanpassing doorvoert. Focus op de voordelen: betere service, meer stabiliteit van je bedrijf en snellere afhandeling van zaken.

Een goede aanpak is om de wijziging aan te kondigen met een overgangsperiode van bijvoorbeeld een maand. Zo hebben klanten tijd om hun eigen administratie aan te passen en voelt het niet als een verrassing.

In je communicatie kun je bijvoorbeeld schrijven: “Om onze service verder te verbeteren en onze groei mogelijk te maken, passen we vanaf [datum] onze betalingstermijn aan naar 14 dagen. Dit helpt ons om nog beter voor je te zorgen en sneller te kunnen reageren op je wensen.”

Zorg ervoor dat de nieuwe betalingstermijn vanaf de wijzigingsdatum duidelijk zichtbaar is op elke factuur. Gebruik een opvallende maar professionele opmaak, zodat klanten het direct zien. Overweeg om de eerste maand na de wijziging een vriendelijke reminder toe te voegen aan je facturen.

Welke voordelen heeft een kortere betalingstermijn voor je cashflow?

Een kortere betalingstermijn verbetert je cashflow aanzienlijk. In plaats van 30 dagen te wachten op je geld, ontvang je betalingen binnen 14 dagen. Dit betekent dat je sneller kunt investeren in nieuwe projecten, voorraad of de groei van je bedrijf.

Het effect op je werkkapitaal is direct merkbaar. Als je maandelijks € 10.000 factureert, heb je bij een betalingstermijn van 30 dagen altijd ongeveer € 10.000 uitstaan. Bij een termijn van 14 dagen daalt dit naar ongeveer € 4.500. Die extra € 5.500 aan liquiditeit kun je direct inzetten.

Een kortere betalingstermijn zorgt ook voor meer voorspelbaarheid in je financiën. Je kunt beter plannen wanneer welke bedragen binnenkomen. Dit maakt het makkelijker om je eigen uitgaven te plannen en voorkomt dat je onverwacht in liquiditeitsproblemen komt.

Daarnaast vermindert een kortere termijn het risico op wanbetalers. Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter de kans dat deze niet betaald wordt. Door sneller te innen, voorkom je dat klanten je factuur “vergeten” of dat hun financiële situatie verslechtert.

Wat doe je als klanten moeite hebben met een kortere betalingstermijn?

Luister naar de bezwaren van je klanten en zoek samen naar praktische oplossingen. Niet elke klant kan zich meteen aanpassen aan een kortere betalingstermijn, en dat is begrijpelijk. Flexibiliteit tonen kan helpen om goede klantrelaties te behouden.

Voor belangrijke klanten kun je tijdelijk een compromis sluiten. Bijvoorbeeld door de termijn geleidelijk te verkorten: eerst naar 21 dagen, dan na een paar maanden naar 14 dagen. Of je biedt aan om facturen eerder in de maand te versturen, zodat ze meer tijd hebben om te plannen.

Overweeg om automatische incasso aan te bieden als alternatief. Veel klanten vinden het prettig om niet meer handmatig te hoeven betalen, en jij hebt zekerheid over de betaaldatum. Dit kan een win-winsituatie creëren.

Bij echt hardnekkige gevallen kun je ervoor kiezen om voor specifieke klanten een uitzondering te maken, maar wel met voorwaarden. Bijvoorbeeld door een kleine korting te geven bij snelle betaling, of juist een toeslag te rekenen bij langere betalingstermijnen.

Als je merkt dat het debiteurenbeheer te veel tijd kost of te complex wordt met verschillende betalingstermijnen per klant, dan kan het zinvol zijn om dit uit handen te geven. Bij dockdock nemen wij het volledige betalingsproces over, van facturering tot incasso, zodat jij je kunt concentreren op wat je het beste doet: je bedrijf runnen.