Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen?

In Nederland mag je een betalingsherinnering sturen zodra de betalingstermijn is verstreken, maar er zijn wel grenzen aan hoe vaak dit mag. Over het algemeen worden twee à drie herinneringen als redelijk beschouwd voordat je overgaat tot een formele aanmaning. De wet stelt geen exacte limiet, maar je moet wel redelijk blijven en mag klanten niet onnodig lastigvallen.

Wat zegt de wet over het sturen van betalingsherinneringen?

De Nederlandse wet geeft je het recht om betalingsherinneringen te sturen zodra een factuur over de vervaldatum is. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat je mag beginnen met het innen van openstaande bedragen vanaf de dag na de vervaldatum. Je hoeft dus niet weken te wachten voordat je actie onderneemt.

Er bestaat geen wettelijke beperking op het aantal herinneringen dat je mag sturen. Wel moet je handelen volgens het beginsel van redelijkheid en billijkheid. Dit betekent dat je klanten niet onnodig mag lastigvallen of intimideren. De meeste rechtbanken vinden twee à drie herinneringen voorafgaand aan een formele aanmaning een redelijke aanpak.

Belangrijk is ook dat elke herinnering duidelijk vermeldt wat er verschuldigd is, wanneer dit betaald moet worden en welke gevolgen uitblijvende betaling heeft. Je mag administratiekosten doorberekenen, maar alleen als dit vooraf in je algemene voorwaarden is vermeld.

Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen voordat het té veel wordt?

De meeste bedrijven hanteren een driestappenplan: een vriendelijke herinnering na 7–14 dagen, een tweede herinnering na nog eens 14 dagen en daarna een formele aanmaning. Dit wordt door rechtbanken als redelijk beschouwd en irriteert klanten meestal niet onnodig.

Te veel herinneringen kunnen averechts werken. Klanten raken geïrriteerd en je beschadigt mogelijk de relatie. Bovendien kun je juridisch in de problemen komen als een rechter vindt dat je onredelijk hebt gehandeld. Het is beter om na twee à drie herinneringen over te schakelen op professioneel debiteurenbeheer.

Let ook op de timing tussen herinneringen. Stuur niet elke week een nieuwe herinnering, maar geef klanten de tijd om te reageren. Een interval van 10–14 dagen tussen herinneringen is gebruikelijk. Bij automatische incasso’s die zijn gestorneerd kun je sneller handelen, omdat de betalingsintentie al duidelijk was.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek om te betalen, terwijl een aanmaning een formele, juridische stap is die de schuldenaar in verzuim stelt. Na een aanmaning kunnen er juridische procedures volgen en ben je als schuldenaar officieel in gebreke.

Herinneringen zijn meestal informeel van toon en geven klanten de gelegenheid om alsnog vrijwillig te betalen. In de toonzetting ervan ga je ervan uit dat het een mogelijke vergissing betreft. Ze hebben geen directe juridische gevolgen. Een aanmaning daarentegen moet voldoen aan specifieke wettelijke eisen en stelt de schuldenaar formeel in verzuim. Hierbij wordt de toon formeler en ga je niet langer uit van een vergissing. Ook kunnen vanaf dat moment er extra kosten en rente worden berekend.

Voor een geldige aanmaning moet je de schuldenaar een redelijke betalingstermijn geven (meestal 14 dagen) en duidelijk vermelden wat de gevolgen zijn van niet-betaling. Na een aanmaning kun je juridische stappen ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.

Welke kosten mag je doorberekenen bij betalingsherinneringen?

Bij betalingsherinneringen mag je administratiekosten doorberekenen, maar alleen als dit vooraf in je algemene voorwaarden staat vermeld en het een B2B transactie betreft. Voor herinneringen die je aan consumenten (B2C) verstuurt mag je geen kosten rekenen. Bij een formele aanmaning mag je hogere kosten rekenen volgens de wettelijke staffel (WIK – Wet Incassokosten), maar pas als deze al eerder zijn aangezegd. Voor aanmaningen geldt een wettelijke staffel die oploopt van € 40 voor kleine bedragen tot maximaal € 6.775 voor zeer grote schulden.

Let op: je mag alleen kosten doorberekenen die je ook daadwerkelijk maakt. Als je automatisch herinneringen verstuurt zonder menselijke tussenkomst, kun je moeilijk hoge administratiekosten rechtvaardigen. Wees dus realistisch in je kostenberekening en vermeld altijd vooraf in je voorwaarden welke kosten je in rekening brengt.

Hoe voorkom je dat je überhaupt betalingsherinneringen moet sturen?

De beste manier om betalingsherinneringen te voorkomen is door automatische incasso in te stellen en klanten vooraf goed te informeren over de betalingsvoorwaarden. Duidelijke communicatie over wanneer en hoe er wordt afgeschreven, voorkomt veel problemen.

Zorg voor heldere facturen met alle benodigde informatie: wat wordt gefactureerd, wanneer moet het betaald zijn en hoe er betaald kan worden. Stuur facturen ruim voor de vervaldatum en geef klanten verschillende betaalopties. Een betalingslink in de e-mail maakt het makkelijker om direct te betalen.

Investeer in goede klantcommunicatie. Stuur een vriendelijke melding voordat er wordt geïncasseerd. Als een incasso mislukt, bied dan direct een alternatieve betaaloptie aan, zoals iDEAL. Door proactief te communiceren en het betalen zo makkelijk mogelijk te maken, voorkom je veel betalingsproblemen.

Professioneel debiteurenbeheer uitbesteden kan ook een oplossing zijn. Gespecialiseerde bedrijven hebben ervaring met het vriendelijk maar effectief innen van openstaande bedragen. Wij bij dockdock nemen het hele proces uit handen: van herinnering tot betaling, waarbij we de klantrelatie behouden door respectvol en begripvol te communiceren. Zo hoef je zelf geen tijd te besteden aan het najagen van betalingen en kun je je focussen op je corebusiness. Bekijk onze zakelijke oplossingen voor meer informatie.