Moet ik bellen of mailen over een openstaande factuur?

Of je nu moet bellen of mailen over een openstaande factuur, hangt af van de situatie en je relatie met de klant. Mailen werkt goed voor eerste herinneringen, omdat het vriendelijk en niet-confronterend is. Bellen is effectiever bij urgente situaties of wanneer eerdere e-mails geen resultaat hebben opgeleverd. De beste aanpak combineert beide methoden: begin met vriendelijke e-mailherinneringen en schakel over naar telefonisch contact als dat nodig is.

Wanneer moet je actie ondernemen bij een openstaande factuur?

Je moet actie ondernemen zodra een factuur de betalingstermijn heeft overschreden. Bij een standaardbetalingstermijn van 30 dagen kun je al na één dag te laat contact opnemen. Wacht niet te lang, want hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om je geld binnen te krijgen.

De timing van je eerste betalingsherinnering is belangrijk voor het succes van je debiteurenbeheer. Verschillende betalingstermijnen vereisen verschillende benaderingen:

• Bij een betalingstermijn van 14 dagen: stuur de eerste herinnering na 1–2 dagen
• Bij een betalingstermijn van 30 dagen: neem contact op binnen 3–5 dagen na de vervaldatum
• Bij een betalingstermijn van 60 dagen: begin met opvolging na maximaal één week

Het naleven van betalingstermijnen is niet alleen belangrijk voor je cashflow, maar ook voor je bedrijfsrelaties. Klanten die gewend raken aan late betalingen zonder consequenties, zullen dit gedrag vaak herhalen. Door consistent en professioneel op te volgen, train je je klanten om op tijd te betalen.

Let ook op de dag van de week waarop facturen vervallen. Facturen die op vrijdag of in het weekend vervallen, worden vaak pas de maandag daarop bekeken. Houd hier rekening mee in je planning voor betalingsherinneringen.

Wat zijn de voordelen van mailen versus bellen over openstaande facturen?

Mailen heeft als voordeel dat het minder confronterend is en je klant tijd geeft om te reageren. E-mail geeft je ook schriftelijk bewijs van je communicatie. Bellen daarentegen zorgt voor directe communicatie en je kunt meteen afspraken maken of problemen oplossen.

De voordelen van e-mail voor betalingsherinneringen zijn duidelijk:

• Je verstoort je klant niet tijdens werkzaamheden
• De klant kan op een geschikt moment reageren
• Je hebt automatisch documentatie van je communicatie
• Het is tijdbesparend, omdat je meerdere herinneringen tegelijk kunt versturen
• De toon blijft professioneel en zakelijk

Telefonisch contact heeft andere sterke punten:

• Je krijgt direct duidelijkheid over de situatie
• Misverstanden kunnen meteen worden weggenomen
• Je kunt flexibele betalingsregelingen bespreken
• De persoonlijke benadering versterkt vaak de klantrelatie
• Je hoort direct of er problemen zijn die een oplossing vereisen

Voor eerste herinneringen werkt e-mail meestal het beste. Veel klanten zijn de betaling simpelweg vergeten en een vriendelijke e-mailherinnering lost dit vaak op. Voor urgentere situaties of wanneer e-mail geen resultaat oplevert, is bellen effectiever.

Hoe schrijf je een effectieve betalingsherinnering per e-mail?

Een goede betalingsherinnering begint met een vriendelijke maar duidelijke onderwerpregel, zoals “Herinnering betaling factuur [factuurnummer]”. Houd de toon professioneel maar menselijk, vermeld alle relevante factuurgegevens en bied hulp aan als er problemen zijn.

De structuur van je e-mail bepaalt grotendeels hoe effectief deze is:

Onderwerpregel: Maak deze duidelijk en specifiek. Vermijd woorden zoals “URGENT” of “LAATSTE WAARSCHUWING” in eerste herinneringen. Gebruik bijvoorbeeld: “Vriendelijke herinnering factuur 2024-001” of “Betalingsherinnering – vervaldatum overschreden”.

Opening: Begin vriendelijk en persoonlijk. “Beste [naam]” werkt beter dan “Geachte heer/mevrouw”. Vermeld direct waar de e-mail over gaat, zonder lange inleidingen.

Kern van de boodschap:

• Factuurnummer en -datum
• Oorspronkelijke vervaldatum
• Openstaand bedrag
• Nieuwe betalingsdatum (meestal binnen 7–14 dagen)

Tone of voice: Blijf in eerste herinneringen vriendelijk en begripvol. Ga ervan uit dat het om een vergissing gaat. Gebruik zinnen zoals “Mogelijk is deze factuur over het hoofd gezien” in plaats van “U bent in gebreke met de betaling”.

Call-to-action: Geef duidelijke instructies over hoe en wanneer te betalen. Vermeld je bankgegevens opnieuw en stel een concrete nieuwe betalingsdatum voor.

Afsluiting: Bied hulp aan en toon je bereidheid om mee te denken. “Mocht er een probleem zijn met deze factuur, neem dan contact met ons op” werkt goed.

Welke aanpak werkt het beste bij een telefonisch gesprek over wanbetaling?

Bij telefonisch contact over wanbetalingen is timing belangrijk. Bel bij voorkeur op werkdagen tussen 10.00–12.00 uur of 14.00–16.00 uur. Begin het gesprek vriendelijk en professioneel, leg uit waarom je belt en luister naar de reden voor de late betaling voordat je oplossingen bespreekt.

De voorbereiding van je telefoongesprek bepaalt grotendeels het succes:

Voor het gesprek: Zorg dat je alle factuurgegevens bij de hand hebt. Check de betaalgeschiedenis van de klant en eventuele eerdere afspraken. Plan je gesprek op een moment dat je niet gehaast bent.

Opening van het gesprek: Stel jezelf voor, verifieer dat je de juiste persoon spreekt en leg vriendelijk uit waarom je belt. Bijvoorbeeld: “Ik bel over factuurnummer [X], dat op [datum] is vervallen. Klopt het dat u hierover gaat?”

Gespreksvoering:

• Blijf kalm en professioneel, ook als de klant geïrriteerd reageert
• Luister actief naar de reden voor de late betaling
• Toon begrip voor legitieme problemen
• Stel gerichte vragen om de situatie te begrijpen
• Bied concrete oplossingen aan

Afspraken maken: Maak altijd concrete afspraken over wanneer en hoe er betaald wordt. Bevestig deze afspraken direct per e-mail na het gesprek. Spreek ook af wat er gebeurt als de nieuwe afspraak niet wordt nagekomen.

Documentatie: Noteer direct na het gesprek wat er is afgesproken. Dit is belangrijk voor je administratie en eventuele vervolgacties. Vermeld datum, tijd, gesprekspartner en gemaakte afspraken.

Wat doe je als bellen en mailen niet helpen bij openstaande facturen?

Wanneer standaardbetalingsherinneringen niet werken, kun je escaleren naar formele aanmaningen met incassokosten, een incassobureau inschakelen of juridische stappen overwegen. De keuze hangt af van het bedrag, je relatie met de klant en hoeveel tijd je wilt investeren in het debiteurenbeheer.

De escalatiemogelijkheden zijn divers en elk heeft zijn eigen voor- en nadelen:

Formele aanmaning: Stuur een officiële aanmaningsbrief waarin je incassokosten en eventuele juridische stappen aankondigt. Dit heeft vaak meer impact dan vriendelijke herinneringen. Vermeld een concrete betalingstermijn van maximaal 14 dagen.

Incassobureau: Professionele incassobureaus hebben meer ervaring en mogelijkheden dan jij zelf hebt. Ze kunnen vaak betere resultaten behalen, vooral bij hardnekkige wanbetalers. De kosten zijn meestal een percentage van het te incasseren bedrag.

Juridische stappen: Voor grotere bedragen kun je juridische procedures starten. Dit is tijdrovend en kostbaar, maar soms noodzakelijk. Overweeg dit vooral bij bedragen boven de 1.000 euro en bij klanten die bewust niet willen betalen.

Betalingsregeling: Soms is een betalingsregeling de beste oplossing. Dit voorkomt dat je helemaal niets krijgt en houdt de klantrelatie intact. Zorg wel voor schriftelijke vastlegging van de afspraken.

Externe hulp overwegen: Als debiteurenbeheer te veel tijd kost of je de expertise mist, overweeg dan professionele hulp. Dit kan variëren van incassobureaus tot gespecialiseerde dienstverleners die het hele proces uit handen nemen.

Het uitbesteden van je debiteurenbeheer kan een verstandige keuze zijn, vooral als je regelmatig te maken hebt met wanbetalingen. Professionele partijen hebben de juiste kennis, systemen en ervaring om effectief om te gaan met openstaande facturen. Bij dockdock nemen wij het complete debiteurenbeheer uit handen, van automatische herinneringen tot het overnemen van het financiële risico, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf.