Wat is het verschil tussen een openstaande en oninbare factuur?

Een openstaande factuur is een factuur die nog niet betaald is binnen de afgesproken betalingstermijn. Een oninbare factuur daarentegen is een factuur waarbij de kans op betaling zo klein is geworden dat je deze als verlies moet afschrijven. Het verschil zit in de realistische verwachting: openstaande facturen kunnen vaak nog geïnd worden, terwijl oninbare facturen definitief verloren zijn.

Wat is precies een openstaande factuur?

Een factuur wordt openstaand zodra de betalingstermijn is verstreken zonder dat betaling heeft plaatsgevonden. Dit gebeurt meestal na 14 of 30 dagen, afhankelijk van wat je hebt afgesproken met je klant.

Openstaande facturen doorlopen verschillende stadia. In de beginfase is er vaak nog geen reden tot paniek: klanten vergeten weleens een betaling of hebben tijdelijk cashflowproblemen. Na een week of twee kun je een vriendelijke herinnering sturen.

Naarmate de tijd verstrijkt, wordt de situatie ernstiger. Na 30 dagen spreek je van een serieuze betalingsachterstand. Op dit punt moet je actief aan de slag met je debiteurenbeheer. Sommige bedrijven hanteren een systeem waarbij ze na 60 dagen overgaan tot formele incassoprocedures.

Het belangrijkste verschil met oninbare facturen is dat openstaande facturen nog steeds kans maken op betaling. Je klant bestaat nog, reageert mogelijk nog op je berichten en er zijn verschillende manieren om alsnog tot betaling te komen.

Wanneer wordt een factuur officieel oninbaar?

Een factuur wordt oninbaar wanneer alle redelijke pogingen om tot incasso te komen hebben gefaald en verdere inspanningen meer kosten dan opleveren. Dit gebeurt meestal na zes maanden tot een jaar van actief debiteurenbeheer.

Er zijn verschillende redenen waarom facturen oninbaar worden. De meest voor de hand liggende is het faillissement van je klant. Als een bedrijf officieel failliet gaat, kun je als gewone crediteur meestal fluiten naar je geld. Ook het verdwijnen van een klant – bijvoorbeeld bij eenmanszaken die stilletjes stoppen – maakt facturen oninbaar.

Juridisch gezien wordt een vordering oninbaar als verdere incassopogingen kansloos zijn. Dit kan zijn omdat de klant geen verhaalbare goederen meer heeft, niet meer traceerbaar is of omdat de incassokosten hoger worden dan het openstaande bedrag.

Voor de boekhouding gelden specifieke regels. Je kunt oninbare vorderingen afboeken als bedrijfsverlies, maar dan moet je wel kunnen aantonen dat je alle redelijke pogingen hebt ondernomen om tot incasso te komen. Bewaar daarom altijd je correspondentie en documentatie van incassopogingen.

Wat kun je doen voordat een factuur oninbaar wordt?

Begin met vriendelijke herinneringen via e-mail of telefoon. Vaak is er sprake van een vergissing of een tijdelijk probleem dat makkelijk op te lossen is. Geef je klant het voordeel van de twijfel, maar blijf wel consequent.

Als vriendelijke herinneringen niet werken, schakel dan over naar een formele aanmaning. Hierin stel je een definitieve betalingstermijn en maak je duidelijk welke stappen volgen als er niet betaald wordt. Dit heeft vaak meer effect dan informele berichten.

Overweeg een betalingsregeling als je klant echt in financiële problemen zit. Het is beter om in termijnen betaald te krijgen dan helemaal niet. Leg wel alles schriftelijk vast en houd je aan de afspraken.

Een incassobureau inschakelen kan helpen als je zelf niet verder komt. Zij hebben meer ervaring en mogelijkheden, maar kosten natuurlijk wel geld. Weeg de kosten af tegen het openstaande bedrag.

De allerlaatste stap is juridische actie. Dit is duur en tijdrovend, dus doe dit alleen bij substantiële bedragen waarvan je zeker weet dat je in je recht staat. Een deurwaarder of advocaat kan je hierbij helpen.

Hoe herken je de signalen dat een factuur oninbaar wordt?

Let op communicatiepatronen van je klanten. Als iemand plotseling stopt met reageren op je berichten of de telefoon niet meer opneemt, kan dit een waarschuwingssignaal zijn. Ook vage uitvluchten zonder concrete betalingsafspraken zijn verdacht.

Financiële signalen zijn vaak duidelijker. Als je hoort dat een klant problemen heeft met andere leveranciers, bankrekeningen geblokkeerd zijn of er geruchten gaan over betalingsproblemen, dan is voorzichtigheid geboden. Check regelmatig de creditwaardigheid van belangrijke klanten.

Gedragsveranderingen kunnen ook veelzeggend zijn. Klanten die normaal gesproken netjes betalen en plotseling steeds later worden, hebben mogelijk cashflowproblemen. Ook het plotseling plaatsen van veel kleinere bestellingen kan wijzen op financiële krapte.

Externe signalen zoals slechte reviews over betalingsgedrag, personeel dat wegloopt of kantoren die leegstaan, zijn ook rode vlaggen. Houd je oren en ogen open in je netwerk: vaak hoor je via via al vroeg dat bedrijven in de problemen zitten.

Vertrouw op je gevoel. Als er iets niet klopt in de communicatie of het gedrag van een klant, neem dan tijdig maatregelen. Stop eventueel met nieuwe leveringen tot de situatie duidelijk is.

Welke opties heb je bij daadwerkelijk oninbare facturen?

Het afschrijven van oninbare vorderingen is vaak de meest praktische oplossing. Je boekt het bedrag als verlies en kunt dit meestal aftrekken van je belastbare winst. Zorg wel voor goede documentatie van je incassopogingen voor de Belastingdienst.

Verkoop aan een incassobureau is een andere optie. Sommige bureaus kopen oninbare vorderingen over voor een fractie van het bedrag – vaak 10 à 20 procent. Je krijgt dan meteen iets terug, ook al is het veel minder dan het oorspronkelijke bedrag.

Bij faillissementen kun je je vordering aanmelden bij de curator. De kans op uitkering is meestal klein, maar het kost weinig moeite en soms valt er toch nog iets te halen. Doe dit wel op tijd – er gelden strikte termijnen.

Juridische stappen blijven mogelijk, maar zijn vaak niet rendabel bij oninbare facturen. Als je klant echt niets meer heeft, helpt een vonnis je ook niet verder. Overweeg dit alleen als je vermoedt dat er nog verhaalbare goederen zijn.

Leer van oninbare facturen door je creditbeleid aan te scherpen. Vraag vooruitbetaling bij risicovolle klanten, stel lagere kredietlimieten in of schakel over op een betalingsdienst die het risico overneemt. Voorkomen blijft beter dan genezen.

Het verschil tussen openstaande en oninbare facturen bepaalt je aanpak. Bij openstaande facturen investeer je tijd en energie in incasso, bij oninbare facturen focus je op damagecontrol en het voorkomen van toekomstige problemen. Herken de signalen tijdig en pas je debiteurenbeheer daarop aan om verliezen te minimaliseren. Wij bij dockdock begrijpen hoe vervelend dit kan zijn en helpen ondernemers door het hele incassoproces uit handen te nemen, inclusief het financiële risico bij wanbetalers. Bekijk onze complete oplossingen voor zorgeloos ondernemen.