Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen? - dockdock

In Nederland mag je een betalingsherinnering sturen zodra de betalingstermijn is verstreken. Twee à drie herinneringen worden door rechtbanken als redelijk beschouwd voordat je overgaat tot een formele aanmaning. De wet stelt geen exacte limiet aan het aantal keren dat je een betalingsherinnering mag sturen, maar het beginsel van redelijkheid en billijkheid geldt altijd: klanten onnodig lastigvallen of intimideren is niet toegestaan. Wil je weten hoe je dit proces stap voor stap aanpakt, welke kosten je mag doorberekenen en wanneer een aanmaning versturen de juiste keuze is? Dan lees je op deze pagina alles wat je als ondernemer moet weten.

Wat zegt de wet over het sturen van betalingsherinneringen?

De Nederlandse wet geeft je het recht om een betalingsherinnering te sturen zodra een factuur over de vervaldatum is. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat je mag beginnen met het innen van openstaande bedragen vanaf de dag na de vervaldatum. Je hoeft dus niet weken te wachten voordat je actie onderneemt. Dit geldt zowel voor zakelijke klanten (B2B) als voor consumenten (B2C), al gelden er voor die laatste groep aanvullende regels over kosten en de verplichte volgorde van stappen.

Er bestaat geen wettelijke beperking op het aantal betalingsherinneringen dat je mag sturen. Wel moet je handelen volgens het beginsel van redelijkheid en billijkheid: klanten niet onnodig lastigvallen of intimideren. De meeste rechtbanken beschouwen twee à drie herinneringen vóór een formele aanmaning als een redelijke aanpak. Stuur je aanzienlijk meer, dan loop je het risico dat een rechter oordeelt dat je onredelijk hebt gehandeld, wat je rechtspositie kan verzwakken.

Elke betalingsherinnering moet duidelijk vermelden welk bedrag er openstaat, wat de nieuwe betalingstermijn is en welke gevolgen uitblijvende betaling heeft. Bij B2B-transacties mag je administratiekosten doorberekenen, maar uitsluitend als dit vooraf in je algemene voorwaarden is vastgelegd. Bij consumenten (B2C) is de eerste betalingsherinnering wettelijk verplicht kosteloos. Pas daarna, bij een formele aanmaning, mogen incassokosten volgens de WIK-staffel in rekening worden gebracht.

Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen: een praktisch driestappenplan

De meeste bedrijven hanteren een driestappenplan voor hun debiteurenbeheer. Stap 1 is een vriendelijke eerste betalingsherinnering, verstuurd 7 tot 14 dagen na de vervaldatum. Stap 2 is een tweede herinnering met een dringendere toon, 21 tot 28 dagen na de vervaldatum. Stap 3 is een formele aanmaning, waarbij de schuldenaar officieel in verzuim wordt gesteld en incassokosten worden aangezegd. Dit patroon wordt door rechtbanken als redelijk beschouwd en houdt de klantrelatie zoveel mogelijk intact.

Te veel herinneringen sturen kan averechts werken. Klanten raken geïrriteerd, de klantrelatie loopt schade op en juridisch kun je in een lastige positie terechtkomen als een rechter oordeelt dat je onredelijk hebt gehandeld. Schakel daarom na twee à drie herinneringen over op professioneel debiteurenbeheer. Wij helpen je bij het bewaken van dit proces, zodat je tijdig de juiste stap zet zonder de relatie met je klant onnodig te beschadigen.

Let ook op de timing tussen herinneringen. Een interval van 10 tot 14 dagen geeft klanten voldoende tijd om te reageren en voorkomt dat je als agressief wordt ervaren. Bij automatische incasso’s die zijn gestorneerd kun je sneller handelen, omdat de betalingsintentie al duidelijk was. Documenteer elke stap schriftelijk, inclusief de datum van verzending en eventuele reacties van de klant. Deze documentatie is onmisbaar als je later juridische stappen moet ondernemen of een incassobureau inschakelt.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning versturen?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek om te betalen zonder directe juridische gevolgen, terwijl een aanmaning een formele stap is die de schuldenaar officieel in verzuim stelt. Pas na een geldige aanmaning kun je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen en juridische procedures starten. Het verschil in toon en juridische status is dus groot: een herinnering biedt ruimte voor een minnelijke oplossing, een aanmaning markeert het begin van een formeel incassotraject.

Herinneringen zijn informeel van toon en gaan ervan uit dat het uitblijven van betaling een vergissing is. Ze hebben geen directe juridische gevolgen. Een aanmaning daarentegen moet voldoen aan specifieke wettelijke eisen: je moet de schuldenaar een redelijke betalingstermijn geven, de openstaande bedragen specificeren en duidelijk vermelden welke kosten en rente volgen bij uitblijvende betaling. Wist je dat een aanmaning per e-mail in principe rechtsgeldig is in Nederland, mits je de ontvangst kunt aantonen? Voor maximale juridische zekerheid is een aangetekende brief of aangetekende e-mail via een gecertificeerde dienst aan te raden.

Voor een geldige aanmaning geef je de schuldenaar een betalingstermijn van minimaal 14 dagen en vermeld je expliciet welke gevolgen niet-betaling heeft, zoals incassokosten op basis van de WIK-staffel en wettelijke rente. Na een aanmaning kun je juridische stappen ondernemen: het inschakelen van een incassobureau, een deurwaarder of het starten van een gerechtelijke procedure. Bij consumenten geldt bovendien dat de aanmaning de eerste kosteloze herinnering moet opvolgen, anders zijn de incassokosten niet afdwingbaar.

Welke kosten mag je doorberekenen bij betalingsherinneringen en aanmaningen?

Bij betalingsherinneringen mag je administratiekosten doorberekenen, maar uitsluitend als dit vooraf in je algemene voorwaarden staat en het een B2B-transactie betreft. Voor herinneringen aan consumenten (B2C) geldt dat je geen kosten mag rekenen voor de eerste betalingsherinnering: die is wettelijk verplicht kosteloos. Pas bij een formele aanmaning mogen incassokosten worden berekend volgens de wettelijke WIK-staffel. Die staffel loopt op van minimaal 40 euro voor kleine bedragen tot maximaal 6.775 euro voor zeer grote vorderingen. Naast incassokosten mag je ook wettelijke rente in rekening brengen: voor B2C-transacties bedraagt die 7% per jaar (2026) en voor B2B-transacties geldt de wettelijke handelsrente van 12,5% per jaar. Deze rente loopt op vanaf het moment dat de schuldenaar officieel in verzuim is gesteld.

Let op: je mag alleen kosten doorberekenen die je ook daadwerkelijk maakt. Verstuur je automatische herinneringen zonder noemenswaardige menselijke tussenkomst, dan kun je hoge administratiekosten moeilijk rechtvaardigen. Wees realistisch in je kostenberekening en leg dit altijd vooraf vast in je algemene voorwaarden. Blijkt een factuur uiteindelijk volledig oninbaar, dan kun je in bepaalde gevallen de eerder afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst. Raadpleeg hiervoor een belastingadviseur of de website van de Belastingdienst.

Hoe voorkom je dat je überhaupt betalingsherinneringen moet sturen?

De meest effectieve manier om betalingsherinneringen te voorkomen is door automatische incasso in te stellen en klanten vooraf helder te informeren over je betalingsvoorwaarden. Overweeg daarnaast om de kredietwaardigheid van nieuwe klanten vooraf te controleren via een kredietcheck: zo weet je al vóór het aangaan van een samenwerking of een klant een betrouwbare betaler is. Voor grotere opdrachten kan een kredietverzekering uitkomst bieden als bescherming tegen wanbetalers.

Zorg voor heldere facturen met alle benodigde informatie: een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het factuurnummer, de vervaldatum en de betaalinstructies inclusief IBAN. Stuur facturen ruim voor de vervaldatum en bied klanten meerdere betaalopties aan. Een betalingslink direct in de e-mail verlaagt de drempel om meteen te betalen aanzienlijk. Overweeg ook het gebruik van UBL-facturen: deze worden foutloos en automatisch verwerkt in de boekhoudsoftware van je klant, wat vertragingen door handmatige invoer voorkomt.

Investeer in proactieve klantcommunicatie. Stuur een vriendelijke melding voordat een automatische incasso plaatsvindt en bied bij een mislukte incasso direct een alternatieve betaaloptie aan, zoals iDEAL of een betalingslink. Stel ook waterdichte algemene voorwaarden op met duidelijke betalings- en incassobepalingen, inclusief rente- en kostenclausules, zodat je altijd een stevige juridische basis hebt als een klant toch niet betaalt. Door het betaalproces zo eenvoudig en transparant mogelijk te maken, voorkom je het grootste deel van de betalingsproblemen al voordat ze ontstaan. Wil je dit proces volledig automatiseren en uitbesteden? Wij helpen je daarbij.

Professioneel debiteurenbeheer uitbesteden is voor veel MKB-ondernemers en zzp’ers de meest efficiënte manier om openstaande facturen te innen zonder klantrelaties te beschadigen. Wij bij dockdock nemen het volledige proces uit handen: van de eerste betalingsherinnering sturen tot de formele aanmaning versturen, altijd met een respectvolle en professionele communicatiestijl die past bij jouw klantrelatie. Zo bespaar je tijd, verklein je het risico op juridische misstappen en verhoog je de kans op succesvolle inning, zowel bij B2B- als B2C-debiteuren. Bekijk onze zakelijke oplossingen voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als een klant beweert de factuur nooit te hebben ontvangen?

Controleer eerst of je de juiste contactgegevens hebt gebruikt en stuur de factuur opnieuw toe. Documenteer alle communicatie voor het geval er later discussie ontstaat. Als een klant vaker beweert facturen niet te ontvangen, overweeg dan om de betalingsherinnering per aangetekende post te versturen of een leesbevestiging te vragen bij e-mails. Zo bouw je een aantoonbaar dossier op dat je bij eventuele juridische stappen kunt gebruiken.

Mag ik rente berekenen over een openstaande factuur zonder aanmaning?

Nee, je mag pas wettelijke rente berekenen nadat je een formele aanmaning hebt verstuurd en de schuldenaar officieel in verzuim is gesteld. Voor B2C-transacties bedraagt de wettelijke rente 7% per jaar (2026); voor B2B-transacties geldt een wettelijke handelsrente van 12,5% per jaar. Administratiekosten mag je bij herinneringen wel doorberekenen aan zakelijke klanten, mits dit vooraf in je algemene voorwaarden staat vermeld.

Hoe ga ik om met klanten die beweren financiële problemen te hebben?

Toon begrip en probeer samen tot een schriftelijke betalingsregeling te komen. Documenteer alle afspraken en houd de nakoming nauwlettend bij. Een betalingsregeling voorkomt verdere escalatie en helpt je de klantrelatie te bewaren. Blijf consequent: stuur ook bij een regeling een betalingsherinnering zodra een termijn niet op tijd wordt voldaan.

Kan ik betalingsherinneringen automatiseren zonder juridische risico's?

Ja, het automatisch versturen van betalingsherinneringen is toegestaan en bespaart veel tijd. Zorg wel dat je systeem individuele omstandigheden kan verwerken: bouw een pauzeoptie in voor klanten die contact opnemen over betalingsproblemen of een regeling aanvragen. Controleer regelmatig of de inhoud en toon van je automatische herinneringen nog actueel, redelijk en juridisch correct zijn.

Wat is de beste timing voor het versturen van de eerste betalingsherinnering?

Stuur de 1e betalingsherinnering 7 tot 14 dagen na de vervaldatum. Dit geeft klanten ruimte om administratieve vertragingen op te lossen, maar maakt tegelijk duidelijk dat je tijdige betaling serieus neemt. Bij B2B-klanten kun je iets langer wachten dan bij consumenten. Volg de 1e herinnering factuur op met een tweede herinnering als er na 7 dagen nog geen betaling of reactie is ontvangen.

Is een aanmaning per e-mail rechtsgeldig in Nederland?

Ja, een aanmaning per e-mail is in principe rechtsgeldig, mits je de ontvangst kunt aantonen. Bij een juridisch geschil biedt een aangetekende brief echter sterkere bewijskracht dan een gewone e-mail. Wil je de zekerheid van e-mail combineren met aantoonbare ontvangst, vraag dan een leesbevestiging aan of gebruik een dienst voor aangetekende e-mail. Voor maximale juridische zekerheid kun je zowel een e-mail als een fysieke brief versturen.

Hoe voorkom ik dat betalingsherinneringen mijn klantrelaties beschadigen?

Gebruik bij de eerste betalingsherinnering een vriendelijke, professionele toon en ga ervan uit dat het om een vergissing gaat. Bied altijd de mogelijkheid tot contact en toon begrip voor eventuele omstandigheden. Pas de toon aan naarmate het proces vordert: neutraler bij de tweede herinnering en formeel-zakelijk bij de aanmaning. Veel bedrijven kiezen ervoor om dit proces uit te besteden aan professionals die ervaring hebben met respectvolle communicatie die de klantrelatie intact houdt.